Memilih Paket Training

Pernahkah anda mengalami kejadian yang mengecewakan ketika anda mendapat complaint dari peserta training yang merasa tidak puas dengan training yang anda siapkan, karena peserta merasa apa yang disajikan dalam training tidak sesuai dengan harapannya?

Lalu, apa yang harus diperhatikan ketika anda memutuskan untuk membeli paket training training ?

Ketika memutuskan untuk membeli paket training, maka ada tiga hal yang menentukan keberhasilan pelaksanaan training yaitu, Content (materi training), Delivery (penyampaian materi oleh trainer) dan Provider. Karena itu perlu tips tertentu dalam menilai ketiga faktor keberhasilan training tersebut.

Sebelum membuat proposal penawaran, provider yang profesional biasanya melakukan identifikasi terhadap kebutuhan training, karena itu berikan mereka informasi yang jelas mengenai Sasaran training, peserta, waktu pelaksanaan, latar belakang permasalahan, dan informasi lain yang relevan.

Membuat Sasaran Training

Jika sasaran training tidak dibuat secara jelas, akan mudah bagi provider training untuk membujuk/mempengaruhi anda bahwa program training mereka adalah yang terbaik. Oleh karena itu ketahui alasan dibalik permintaan training, lakukan Identifikasi dan analisa kebutuhan pelatihan.

Dalam membuat sasaran training, sebaiknya pertimbangkan aspek-aspek kebutuhan sebagi berikut:

• Kebutuhan terhadap bisnis

• Kebutuhan untuk mengatasi kesenjangan pengetetahuan/keterampilan karyawan

Kebutuhan Bisnis

Sasaran yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan bisnis, seperti adanya target bisnis yang harus dicapai, tingginya turn over pada karyawan yang potensial, meningkatnya complaint dari customer, tidak tercapainya standar kerja, menurunya produktivitas, meningkatnya kecelakaan kerja.

Table berikut adalah contoh bagaimana menghubungkan antara kebutuhan bisnis dengan sasaran pembelajaran serta konten training

Business Need	Learning Objective	Training Package Content
Retail store mgr are experiencing a high turnover rate for new clerk during the first 30 days of employment	By the end of the training, the store mgr will be able to conduct a selection interview that screens out poor job candidate	How to ask screening question How to avoid asking illegal question
Supervisor are not writing disciplinary notice for employee who underperform or act in appropriately	By the end of the training, the supervisor will write an appropriately worded disciplinary notice	Situation that violate company policy How to counsel subordinate How to write a disciplinary notice

Kebutuhan untuk mengatasi kesenjangan pengetetahuan/keterampilan karyawan

Setiap jabatan pekerjaan memiliki persyaratan dan standar kerja yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan. Misalnya persyaratan seorang sekretaris adalah harus mempu mengetik dengan menggunakan program computer, mampu berbahasa inggris dengan baik lisan maupun tulisan dan memahami system pengarsipan. Maka jika dalam pekerjaan sehari-harinya Ia lambat dalam mengetik dokumen dengan program computer disini terjadi gap (kesenjangan) antara keterampilan yang dipersyaratkan dengan yang dimiliki.

 

Untuk mengatasi kesenjangan tersebut, dapat diberikan training kepada pemegang jabatan. Berikut adalah contoh sasaran training yang bisa dibuat:

 

GAP	Learning Objective	Training Package Content
Secretary is not able using MS word quickly	By the end of the training, the secretary able to write using MS Word in 10 minute per page without any mistake	How to edit document Creating Table Format document Insert Object
Receptionist is not able to receive, transfer and connecting telephone calling quickly	By the end of the training, Receptionist able to receive, transfer, and connecting all of telephone calling using PABX, telp directory and organization chart less than 10 minutes	Receive phone calling by PABX Transfer phone calling by PABX Using telephone directory

Meriview Content

Untuk meriview content harus ditetapkan Kriteria untuk menentukan apa yang paling penting yang harus dipenuhi dalam paket training

Setelah anda menentukan kriteria, maka anda harus memberikan penilaian kepada setiap provider training untuk menentukan seberapa besar mereka mampu memenuhi kriteria yang anda tetapkan. Dengan demikian anda dapat membandingkan mana diantara provider tersebut yang memiliki penilaian yang paling baik.

Setelah memberikan penilaian kepada masing-masing provider, maka untuk memudahkan perbandingan qualitas pemenuhan kriteria diantara provider, anda dapat membuat summary hasil penilaian dengan mentabulasikan masing-masing kriteria beserta nilai masing masing provider.

Berikut adalah contoh kriteria dalam menilai content yang bisa dipertimbangkan dalam memilih paket program training.

1. Pengetahuan & Konsep dipaparkan secara jelas    a. Good      b. Poor

2. Contoh-contoh kasus spesifik & konkrit                  a. Good      b. Poor

3. Contoh-contoh kasus realistik                                    a. Good     b. Poor

4. kecocokan Latihan-latihan (praktek)                          a. Good      b. Poor

Memilih Trainer

Ketika anda sudah menetapkan kriteria penilaian untuk content training, maka berikutnya adalah memastikan bahwa content tersebut dideliver oleh trainer yang berkualitas, untuk menjamin penyampaian materi dengan baik.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu disipkan ketika anda akan memilih calon trainer:

1. Membuat kriteria seleksi

2. Daftar Pertanyaan Interview

3. Memonitor kinerja / Evaluasi

 

(a) Membuat Kriteria Seleksi

Perusahaan membuat kriteria yang harus dipenuhi oleh Trainer, beberapa kriteria untuk menyaring diantaranya adalah:

• Apakah mereka memiliki pengalaman dalam memberikan training pada perusahaan yang sejenis

• Apakah mereka memiliki pengalaman bekerja di industri yang sama

• Apakah mereka memiliki waktu sesuai dengan permintaan Perusahaan

(b) Daftar Pertanyaan Interiew

Untuk menggali informasi lebih dalam mengenai trainer, pertanyaan dibawah ini bisa dijadikan sebagai rujukan:

• Apa pemahaman anda mengenai kebutuhan training kami ?

• Bagaimana anda bisa memenuhi kebutuhan training kami ?

• Apa Keteramplan/Pengetahuan yang dapat anda aplikasikan dalam training ini ?

• Berikan kami contoh training yang pernah anda lakukan sebelumnya yang menggunakan keterampilan tersebut

• Perusahaan apa yang pernah menggunakan jasa anda

• Kapan anda dapat memberikan training ini?

• Apakah training anda bisa dicustomize

• Bagimana anda mengukur hasil dari training yang anda berikan

• Berikan waktu kepada trainer untuk mempresentasikan garis besar materi training, dan amati saat trainer melakukan presentasi.

(c) Monitoring Kinerja / Evaluasi

Untuk mengetahui kinerja mereka dalam memberikan training, dapat menggunakan pengukuran evaluasi tingkat reaksi yang diisi oleh peserta, evaluasi tingkat pembelajaran dan evaluasi tingkat aplikasi (tergantung kesepakatan awal)

Mengidentifikasi Provider

Untuk memastikan bahwa provider training yang dipilih memiliki reputasi dan track record yang baik, Anda dapat meminta informasi dari perusahaan-perusahaan yang pernah menggunakan jasa mereka, Anda juga dapat meminta referensi dari jaringan lain seperti melalui milist-milist