Kiat Sukses sebagai Project Manager dalam menangani proyek

Latar belakang

Banyak perusahaan yang mengalami kegagalan dalam menangani proyek tidak memperhatikan sumber permasalahan yang menyebabkan kegagalan, namun lebih sering menyalahkan pihak lain yang menjadi penyebabnya, seperti tidak adanya vendor yang memenuhi harapan, dan keadaan yang diluar kewenangan manajer proyek.

Keberhasilan pekerjaan pada suatu proyek akan sangat tergantung dari kemampuan Manajer Proyek dalam mengelola pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, melalui ketrampilan khusus yang didukung oleh sumber daya yang ada.

Tugas Project Manager

1. Menyelesaikan tujuan dengan merekrut sumber daya manusia, memilih, memberikan orientasi, pelatihan, menugaskan, penjadwalan, coaching, konseling, dan mendisiplinkan karyawan; berkomunikasi untuk tujuan pekerjaan, perencanaan, monitoring, menilai, dan mengkaji kontribusi pekerjaan, perencanaan dan meninjau tindakan kompensasi, menegakkan kebijakan dan prosedur.
2. Mencapai tujuan operasional dengan memberikan informasi dan rekomendasi kepada rencana strategis dan ulasan; mempersiapkan dan menyelesaikan rencana aksi, menerapkan produksi, produktivitas, kualitas, dan standar pelayanan pelanggan, menyelesaikan masalah, menyelesaikan audit, mengidentifikasi tren, menentukan perbaikan sistem, menerapkan perubahan.
3. Mempergunakan anggaran yang sesuai dengan peramalan kebutuhan, penyusunan anggaran tahunan, jadwal pembayaran, menganalisis varians, memulai tindakan korektif.
4. Update pengetahuan tentang pekerjaannya dengan berpartisipasi dalam pendidikan, publikasi profesional, memelihara jaringan pribadi, berpartisipasi dalam organisasi profesional.
5. Meningkatkan reputasi departemen dan organisasi dengan pencapaian permintaan yang baru dan berbeda, menjajaki peluang untuk menambah nilai prestasi kerja.

Project Manager di dalam melaksanakan tugasnya dibantu dengan tim yang harus dapat memenuhi kriteria Project Manager, sehingga target pelaksanaan Project Manager dapat tercapai.

Kriteria untuk dapat mengidentifikasi tim yang dapat berhasil dalam membantu Project Manager, adalah sebagai berikut:

1. Keterampilan yang dibutuhkan
2. Identifikasi individu
3. Saat membutuhkan tim
4. Lokasi tim atau keberadaan tim
5. Pelatihan yang dibutuhkan
6. Kompatibilitas interpersonal yang dibutuhkan

Mengelola Resiko (Risk Management)

Manajemen risiko adalah identifikasi, penilaian, dan prioritas risiko sebagai efek ketidakpastian pada tujuan, baik positif maupun negatif yang diikuti oleh aplikasi terkoordinasi dengan meminimalkan nilai ekonomis sumber daya, memantau, dan mengendalikan probabilitas dan/atau dampak peristiwa yang merugikan atau untuk memaksimalkan realisasi kesempatan. Risiko dapat berasal dari ketidakpastian di lapangan, ancaman dari kegagalan proyek pada setiap tahap, pengembangan, produksi, atau memelihara kelestarian siklus, kewajiban terhadap hukum, risiko kredit, kecelakaan, penyebab alam dan bencana dan resiko peperangan, atau peristiwa tidak pasti atau tidak terduga akar-penyebab

Dalam mengelola resiko tersebut, maka Project Manager harus dapat mengidentifikasi beberapa penyebabnya

1. Kurangnya program manajemen dan kedisiplinan
2. Kurangnya dukungan tingkat eksekutif
3. Tidak ada kaitan dengan strategi bisnis
4. Kesalahan dalam menentukan anggota tim
5. Tidak dilakukannya langkah evaluasi keberhasilan
6. Tidak adanya manajemen risiko
7. Tidak mampu mengelola perubahan

Sehingga Project Manager harus menentukan program management prioritas, dengan perhatian ditujukan kepada:

1. Perhatian yang besar dalam lingkup proyek
2. Membagi dalam beberapa bagian proyek
3. Membagi dalam produk sejenis
4. Memperhatikan program yang cenderung untuk menjadi permanen

Di dalam pelaksanaan program management, maka Project Manager harus mampu melakukan pengelompokan atas satu atau beberapa proyek melalui :

1. Mengatur jadwal untuk pembiayaan awal
2. Keterlibatan orang yang tepat
3. Harus mencakup pelaksanaan
4. Identifikasi item yang tidak termasuk dalam proyek
5. Hal yang mempengaruhi proyek sehingga biaya menjadi maksimum
6. Mengelompokkan proyek menjadi beberapa bagian proyek

Ketrampilan yang harus dimiliki:

1. Risks Management Strategy
2. Business Planning Strategy
3. Business Process dan Re-Engineering Business Process
4. Leadership, Mentoring, Coaching
5. Program Management
6. Analyst Strategy
7. Change Management Strategy

__._,_.___

---

Posted by: vmc_value@yahoo.co.id