Mengapa Karyawan Tak Mematuhi Prosedur

Keluhan umum dari seorang manager atau seorang Management Representative dalam menerapkan sistem manajemen adalah 'Sulitnya membuat karyawan mengikuti prosedur'. Prosedur sudah dirancang dengan susah payah; melalui pemetaan proses, identifikasi potensial error, mencari peluang perbaikan, mempelajari berbagai konsep dan seterusnya hingga menjadi sebuah aturan. Sang manajer yakin bahwa prosedur-prosedur itu akan membawa manfaat. Memperbaiki lead time proses, mengurangi kesalahan dan sebagainya. Semua hal yang ada di prosedur adalah hal-hal yang logis semata, yang dapat diterima dengan akal sehat oleh siapapun termasuk oleh karyawan yang terlibat menerapkannya. Tetapi mengapa mereka mengabaikan?

Penerapan suatu prosedur, baik prosedur baru atau revisi memerlukan perubahan aktifitas karyawan. Dalam teori psikologi, perubahan yang lancar, efektif dan permanen selalu memerlukan 3 tahap: Defreezing, Changing, Refreezing.

Tahap defreezing adalah mencairkan apa yang telah membeku. Tahap ini adalah tahap pengkondisian, mencakup mempertanyakan suatu kebiasaan yang sudah lama dilakukan, membahas masalah-masalah yang ada, ide-ide yang lebih baik yang telah dilakukan oleh orang lain, kampanye dan sebagainya. Intinya, tahap defreezing adalah tahap untuk mempengaruhi orang agar mempunyai alasan sendiri dan membangun kesadaran sendiri untuk melakukan perubahan. Kebanyakan perubahan tidak berjalan dengan lancar atau gagal sama sekali disebabkan gagalnya tahap defreezing, tahap pengkondisian.

Tahap Changing intinya mulai mengubah kebiasaan tapi juga mencakup pengubahan hal-hal lain yang diperlukan; mungkin diperlukan untuk mengubah kompetensi seseorang, mungkin mengubah tugas, mengubah peralatan dan sebagainya. Tahap ini akan lebih mudah bila tahap derfeezing sudah dilakukan. Seperti meluruskan logam yang bengkok, yang lebih mudah bila dipanaskan dulu untuk mencairkan ikatan beku didalamnya.

Tahap refreezing adalah tahap pembekuan kembali. Tahap ini adalah upaya untuk menjaga agar prubahan menjadi permanen, orang tidak kembali pada cara atau kebiasaan lama. Tahap ini mencakup pemantauan, pemberian dukungan bila timbul masalah dalam perubahan dan evaluasi tentang hasil dari perubahan.

Ketiga tahap tersebut sama pentingnya untuk melakukan suatu perubahan. Bila tahap defreezing dilewatkan, maka yang terjadi adalah pemaksaan kekuasaan. Karyawan harus berubah, tak perduli dia mengerti atau tidak alasan perubahan dan manfaatnya. Pemaksaan akan cepat menghasilkan perubahan awal tapi memerlukan pengawasan yang ketat terus menerus. Begitu pengawasan melonggar, karyawan akan kembali ke cara lama dengan seribu satu alasan.

Yang terbaik adalah melewati ketiga tahapan tersebut, ditambah dengan melibatkan karyawan dalam perencanaan perubahan aktifitas mereka sendiri. Strategi ini membuat karyawan memulai perubahan dari dalam diri mereka sendiri sekaligus merasa bertanggung jawab secara personal untuk mencapai tujuan dari perubahan.

Kembali ke masalah prosedur, mengapa karyawan sulit mengikuti prosedur baru? Pertanyaannya menjadi: Strategi yang telah digunakan? Bila karyawan tiba-tiba disodori sebuah prosedur baru dan sang manajer mangatakan 'ini prosedur baru, tahapannya bla bla bla dan harus diterapkan mulai sekarang', maka ini adalah pemaksaan. Tidak ada tahap defreezing. Jangan heran bila karyawan akan segera kembali ke cara lama. Panaskan dulu logamnya, kecuali sang manajer mempunyai kekuatan amat besar.