Peran dan Fungsi Departemen Training

Dewasa ini tuntutan terhadap peran departemen training sudah semakin berkembang dari peran tradisional menjadi peran sebagai Performance Consultant. Pada peran tradisional departemen pelatihan dipandang hanya sebagai penyelenggara training (training organizer) dan training manager berperan sebagai trainer atau trainer organizer.

 

Perkembangan bisnis yang lebih mengandalkan capital knowledge dalam memenagkan persaingan dan mendorong pertumbuhan perusahaan berdampak terhadap tuntutan untuk meningkatkan pengelolaan SDM secara integral, tidak hanya sebatas bagaimana meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka, tetapi bagaimana mendorong dan membantu mereka untuk mencapai peak performance. Disinilah peran departemen training sebagai Performance Consultant semakin dirasakan keberadaanya.

 

Sebagai Performance Consultant, Ia bertanggungjawab terhadap peningkatan SDM yang berdampak pada kinerja perusahaan serta berperan sebagai mitra kelompok manajemen (Pengambil keputusan) dalama hal pencapaian kinerja dan sasaran bisnis.

 

Secara operasional peran dan tanggungjawab departemen training dapat dijabarkan sebagai berikut:

 

1. Merancang program training korporat
2. Berpartisipasi dalam perencanaan SDM agar sesuai dengan kebutuhan bisnis
3. Menyiapkan dan memonitor anggaran training
4. Memasarkan program training didalam/internal perusahaan
5. Membuat data statistic mengenai kegiatan training
6. Melakukan evaluasi terhadap efektifitas training
7. Menangani administrasi training

  

Mengembangkan Kemitraan Manager/Supervisor dengan Departemen Training

 

Ketika penanggungjawab departemen training mampu membangun kemitraan dengan managemen, maka hal itu akan mempermudah akses dan dukungan terhadap fungsi departemen training. Jean Barbazette dalam bukunya The Trainer's Support Handbook menguraikan bentuk kemitraan antara manager dengan  departemen training. 

 

Tabel tersebut menggambarkan tanggungjawab masing-masing dalam setiap tahapan pelaksanaan program training, dari mulai perencanaan, persiapan, penyajian, dan paska training.

 

 

 

 

Peran Manager dan Training Departemen

 

Tahap	Manager	Training Dept.
Perencanaan	Set standard of performance Define and assess training needs with trainer Define the target population Establish expectation and objectives with the trainer	Help the manager define performance standards if none exist Define and assess training need with supervisor Analyze the target population Set expectation and objective with the supervisor
Persiapan	Become familiar wit program content Introduce employee to the training program Communicate the need for training to the employee Clarify expectation with the employee following training	Develop program content to meet agreed upon objective Provide an overview/pilot of the training program for Supv/Mgr Schedule training with consideratio for workload and the organization's needs
Penyajian/  Delivery	Assure attendance of scheduled employee Do not interrup the training Prepare the work environment to use new learning Compensete for the work load while employees are at training	Address issues and problem Stress application of new skills to the job Evaluate whether learning took place and learning objectives were met
Paska  Pelatihan	Meet wit the employee to discuss new KSA developed from training Provide follow-up coaching and positive reinforcement Remove work environment obstacle to applying new learning Include new KSA in PA Participate with trainers to evaluate the results of training	Provide information to Supv. To assist in follow-up coaching and support Validate content by observing employees use new skill on the job Evaluate the result of changed behavior with Supv. Review and revise training as needed

 

 

Pada tahap perencanaan  pembagian peran bertujuan untuk memastikan kinerja yang ingin dicapai peserta setelah mengikuti training serta memastikan siapa karyawan yang tepat mengikuti training tersebut.

 

Tahap Persiapan bertujuan untuk memastikan bahwa program training yang dirancang sesuai dengan kebutuhan peserta dan mereka telah siap untuk berpartisipasi dalam proses pembelajaran.

 

Tahap Penyajian/delivery bertujuan untuk  memastikan bahwa peserta hadir sesuai dengan jadwal dan manager memberikan dukungan penuh dengan membebaskan mereka dari tugas-tugas selama mengikuti training agar mereka focus dalam menyerap materi training.

 

Dan pada tahap Paska training bertujuan untuk memastikan bahwa peserta memperoleh pengetahuan baru dan manager memberikan dukungan agar mereka dapat mengaplikasikan pengetahuannya ditempat kerja. Dukungan dapat berupa pemberian  coaching atau menghilangkan hambatan-hambatan dalam lingkungan kerja