Berikut ini adalah beberapa teknik dan etika dalam mengirim email:
- Orang yang Anda kirimi email adalah manusia
Orang di seluruh dunia bisa membaca kata-kata Anda. Oleh karena itu jangan membicarakan orang lain tanpa ada fakta.
- Berhati-hatilah apa yang Anda katakan
Informasi yang Anda posting di internet bisa kembali menghantui Anda atau orang yang Anda bicarakan. Berpikirlah dua kali sebelum Anda memposting informasi pribadi tentang diri Anda atau orang lain.
- Kirim pesan dengan ringkas
Jangan membuat kalimat dengan lebih dari sepuluh kata. Ringkas bukan berarti singkat. Informasi Anda tetap harus lengkap namun disampaikan dengan kalimat yang padat. Ingatlah bahwa semakin lama Anda membuat artikel Anda, semakin sedikit orang yang akan repot-repot membacanya.
- Posting Anda mencerminkan siapa Anda
Kebanyakan orang akan menilai Anda hanya dengan apa yang Anda katakan dan seberapa baik Anda mengatakannya. Oleh karena itu, kurangi kesalahan kalimat dan pastikan bahwa artikel Anda mudah dibaca dan dimengerti. Luangkan waktu untuk memastikan setiap posting adalah sesuatu yang tidak akan mempermalukan Anda di kemudian hari.
- Gunakan judul yang deskriptif pada subjek
Baris subjek artikel memungkinkan orang yang hanya punya sedikit waktu untuk memutuskan mau atau tidak membaca artikel Anda. Beritahu orang dengan jelas artikel apa Anda kirim sebelum mereka membacanya.
- Pirkan tentang audiens Anda
7. Ketika Anda memposting artikel, pikirkan tentan g orang-orang yang ingin Anda jangkau. Cobalah untuk mengirim kepada pembaca yang paling tepat untuk pesan Anda, bukan pembaca yang banyak. Perhatikan siapa yang akan menerima email Anda; teman, client atasan atau orang yang belum dikenal.
- Hati-hati dengan humor dan sarkasme
Tanpa nada suara dan bahasa tubuh seperti pada komunikasi tatap muka, sebuah humor mudah sekali di salahartikan. Oleh karena itu, pastikan bahwa orang-orang mengerti Anda sedang melucu. Boleh gunakan simbol atau emoticon wajah tersenyum seperti :-) atau :D.
- Hanya posting pe san sekali
Hindari posting pesan ke lebih dari satu newsgroup kecuali Anda yakin itu memang tepat. Jika Anda melakukan posting ke beberapa newsgroup, jangan memposting ke setiap kelompok secara terpisah. Sebaliknya, kumpulkan semua kelompok pada satu pesan.
- Ringkas pesan yang Anda forward
Jika Anda memforward artikel seseorang, ringkaslah terlebih dahulu. Hal ini memungkinkan pembaca untuk menghargai komentar Anda daripada mencoba memahami artikel aslinya. Ringkasan yang paling baik adalah dengan memasukkan kutipan yang sesuai dari artikel asli. Jangan menyertakan seluruh artikel karena akan mengganggu orang-orang yang telah melihatnya.
- Hati-hati tentang hak cipta dan lisensi
Hal ini termasuk untuk film, lirik lagu, atau apa pun diterbitkan di bawah hak cipta. Jadi, hati-hati dalam hal ini. Kutip juga referensi yang tepat.
12. Gunakan huruf besar pada tempatnya. Jangan menggunakan huruf besar untuk semua kata, karena dianggap ti dak sopan atau "berteriak". Hindari penggunaan tanda seru dan gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, jangan bahasa informal seperti : “Halluww! Apa kabar? Si Budi kemaren cerita ke gue, katanya elo punya produk yang khueren abieezz yak? Bisa dungs dishare ke kita-kita di sini. Ditungguh ya sharenya, muaachh.” Hindari bahasa chatting/sms seperti: ga, kalo, dst.
13. Jangan gunakan ‘signature’ secara berlebihan
Signature berisi nama, alamat dan identias lain dapat ditambahkan di akhir email Anda. Namun, jangan berlebihan. Apalagi, jika signature Anda lebih panjang dari pesan itu sendiri.
14. Jangan pelit menggunakan kata-kata: "tolong", "terimakasih" dan gunakan salam formal, misalnya “Yth. Pak Fauzi”.
15. Sebelum mengirim, baca ulang untuk mengecek. Jangan sampai Anda salah menulis nama orang.
--------------------------------------------------------
C&G Training Network
Post a Comment