Rapat Adalah Kerja Manajemen

Oleh: Andre Vincent Wenas,MM,MBA.
(twitter@andrewenas)

     Rapat adalah bagian tak terpisahkan dari bisnis itu sendiri. Bahkan rapat adalah alat pimpinan puncak untuk mengendalikan usahanya. Persoalannya apakah rapat yang diselenggarakan itu produktif (efektif- efisien), atau sekedar memboroskan waktu dengan topik yang tidak relevan maupun cara penyelenggaraan rapat yang tidak profesional.

     Bahkan seorang pengusaha sukses sekaliber Joe Kamdani (pendiri sekaligus pimpinan puncak PT Datascrip) menulis dalam bukunya: Succeed Above Success, A Practical Management Experience With Joe Kamdani, 2004 : ”Kalau ada business executive yang berkata, ’I hate meetings’, hal itu sama saja kalau ada dokter ahli bedah yang mengatakan dia tidak suka berada di ruang operasi, atau seorang guru yang mengatakan tidak suka berada di ruang kelas.”

     Memang harus dimaklumi bahwa rapat – dalam manajemen – adalah suatu pekerjaan. Segala macam keputusan penting berasal dari ruang rapat: perusahaan mau IPO, buka cabang, tambah tenaga kerja, dll, merupakan bagian dari kegiatan manajemen sehari-hari.

     Biarpun kita sudah punya busines- objectives dan business-plan, hal itu kurang berarti kalau tidak disertai dengan sistem pelaporan yang efektif, mengkaji ulang, dan evaluasi antara apa yang dicapai dibanding rencananya. Secara berkala (mingguan, bulanan, kwartalan dan semesteran)  kita perlu me-review apakah tindakan yang direncanakan berjalann baik, dan bagaimana hasilnya?

     Jangan sampai rapat Anda cuma sekedar WOMBAT (waste of money, brain and time). Wombat adalah juga sejenis binatang malam, kira-kira seperti tikus besar, bergerak lambat yang hidup di Australia).

     Nah, supaya tidak sekedar jadi wombat, Joe Kamdani menyarankan rapat itu perlu dipersiapkan. Berikut unsur-unsurnya :

1.     Nama rapat. Adalah penting memberikan nama atau judul setiap rapat untuk memberikan fokus dan batasan pada masalah yang akan dibahas.

2.     Pimpinan rapat. Tentukan eksekutif pimpinan rapat yang bertanggung-jawab atas penyelenggaraan dan petikan risalahnya.

3.     Notulis. Tugaskan siapa yang akan mencatat dan menyusun risalah rapat.

4.     Agenda rapat. Agenda dan jadwal rapat perlu dituliskan jelas, disampaikan di muka dalam waktu yang cukup untuk memberikan kesempatan peserta mempersiapkan diri.

5.     Materi rapat. Biasanya menggunakan alat presentasi multimedia, bahan presentasi harus dipersiapkan dengan baik dan dites sebelumnya; handouts, brosur, katalog, price-list, slides (powerpoint), product display, samples, dll.

6.     Jadwal rapat. Mesti terkoordinir selama satu tahun. Dengan demikian kita mencegah bentrokan rapat satu dengan lainnya. Sehingga mudah menentukan rapat lain yang tidak terprogram, di samping memudahkan untuk memesan ruang/fasilitas lain yang diperlukan.

7.     Persiapan teknis. Bahan-bahan laporan (slides) untuk pembahasan sudah harus selesai paling lambat satu hari sebelum rapat. Pengaturan ruang rapat, persiapan teknis peralatan komputer, dan sistem presentasi sudah harus selesai minimal setengah jam sebelum rapat dimulai. Undangan rapat (mengingatkan dan menegaskan kembali) sekurangnya 10 hari di muka (bisa lewat email) atau fasilitas reminder (pengingat elektronik) lainnya. Petugas konsumsi diinstruksikan sesuai waktu lunch-break/coffee-break. Datang tepat waktu (berada di tempat rapat 5 menit sebelum rapat dimulai).

8.     Risalah rapat. Rapat yang efektif menghasilkan risalah rapat yang dipetik, dikoreksi, dan dibacakan sebelum rapat ditutup. Risalah rapat harus didokumentasi, dipertanggungjawabkan dan dipantau tindak lanjutnya oleh eksekutif atasan. Tidak selalu risalah rapat lengkap diberikan pada semua peserta, melainkan harus dipertimbangkan dulu apakah ada keperluannya bagi yang bersangkutan. Risalah rapat yang lalu perlu dibacakan untuk mengingatkan sebelum rapat yang baru dimulai, terutama kalau masalahnya berkesinambungan.

Setiap rapat manajemen haruslah diperhitungkan return-nya. Karena setiap peserta membawa pada dirinya nilai waktu dan opportunity-cost yang mahal. Persiapkanlah rapat bisnis Anda sebaik-baiknya. Bersiaplah untuk sukses.