By. C&G Training Network
Ketika perusahaan memadukan teknologi komunikasi baru ke dalam organisasinya, banyak perusahaan yang akan menghadapi tantangan baru. Ini termasuk banjir Informasi, keamanan data, privasi Informasi, dan produktivitas karyawan.
Kelebihan Informasi
Akibat kemajuan teknologi, dewasa ini pekerja dapat segera mengakses semua data yang mereka inginkan; ini adalah impian Zaman Informasi yang sudah menjadi kenyataan. Tetapi ada kekurangan dari kemudahan pertukaran Informasi ini. Untuk satu hal data dalam jumlah berlebihan membanjiri karyawan dan pelanggan seperti hujan di Seattle yang turun terus menerus. Hal ini, orang merasa sulit membedakan Informasi yang berguna dan yang tidak berguna serta antara mana yang benar-benar penting dan mana yang rutin. Sebenarnya, para ahli khawatir mengenai kapasitas manusia untuk menyerap jumlah Informasi yang terus bertambah ini, terutama kalau salurannya sudah penuh dan Informasi mengalir dengan kecepatan penuh. Kelebihan Informasi sudah melanda hamper semua orang dan para ahli meramalkan bahwa keadaan itu akan menjadi semakin buruk.
Apa Yang Menyebabkan Terjadinya Kelebihan Informasi
Penelitian baru-baru ini oleh konsultan managemen KPMG menetapkan e-mail sebagai contributor terbesar dari kelebihan Informasi, tetapi perhatikan ini. Di samping e-mail orang menerima pesan yang dikirim jasa pengiriman ekspres satu malam, mesin fax, voice mail, situs Wen, pos biasa, pager, dan telepon seluler. Di samping itu, konsumen rata-rata mengarungi banjir panggilan telepon setiap hari disamping menghadapi acara televise, radio, media cetak, billboard, dan bahkan iklan di udara yang tak habis-habisnya. Lebih lanjut, meningkatnya penggunaan tim yang mengarahkan diri sendiri di tempat kerja menghasilkan ratusan pesan setiap hari, masing-masing meminta Informasi atau mengumumkan proses baru atau strategi baru. Tidak heran jika orang menjadi frustasi.
Sebenarnya, karena organisasi dewasa ini beroperasi dengan kecepatan tinggi, keadaan mendesak ini yang jelas kelihatan menyebabkan segala sesuatu termasuk masalah sepele tampak penting. Tentu saja, beberapa orang menangani kelebihan Informasi dengan menggeser waktu dan tempat mereka menangani pesan. “Saya akan sibuk sekali setiap hari Senin,” kata seorang manajer, “bila saya tidak meluangkan waktu sekitar satu jam di hari Minggu sore untuk membersihkan e-mail saya.”
Bagaimana Perusahaan Mengelola Kelebihan Informasi
Kalau beberapa perusahaan mengatasi kelebihan Informasi dengan mendorong karyawan untuk mengirim lebih sedikit e-mail dengan mencegah dengan menggunakan kata penting, yang lain menggunakan tindakan yang lebih ekstrem. CEO Computer Associates, misalnya memerintahkan system e-mail perusahaan di tutup selama dua jam sehari. “Ketika pertama kali dilakukan, rasanya seperti orang yang harus berhenti merokok,” kata seorang manajer, “kami mempunyai 9.000 karyawan yang amat tegang. Tetapi ketika kami mulai terbiasa orang merasa mereka punya waktu untuk berpikir.” Di Smith Kline, unit bisnis dikenai biaya berdasarkan pada jumlah dan panjang e-mail yang dikirim oleh setiap unit. Tindakan ini menghasilkan penurunan dramatis dalam jumlah total e-mail harian.
Perusahaan lain merevisi system distribusi Informasi lebih pada strategi tarik. Bukannya Informasi yang di dorong, seperti berita mengenai perusahaan, laporan kinerja rencana pension, usaha merekrut, program penelitian, dan notulen rapat dewan direktur, mereka mengubah model sehingga karyawan dapat secara konvensional mendapat atau menarik Informasi ini dari database perusahaan kapan pun mereka menginginkannya.
;
Sumber: Komunikasi Bisnis, Jilid 2, Courtland L. Bovee / John V. Thill
Post a Comment