On Behalf Of Trainingsdm
Suatu ketika penulis sempat berbincang-bincang dengan salah seorang manager suatu perusahaan yang pada saat itu menjadi salah satu peserta training. Pada saat itu, seluruh peserta, di akhir masa training diminta untuk menyelesaikan action learning paper. Kebingungan sang manager adalah, tidak tahu masalah apa yang akan diangkat menjadi topik, karena merasa bahwa selama ini tidak ada masalah yang terjadi di departemennya. Semuanya sudah berjalan dengan baik. Demikian komentar sang manager. Benarkah demikian? Permasalahan dalam hal ini sebenarnya tidaklah diartikan sebatas benar-benar masalah yang sudah terjadi, tetapi dapat juga diartikan sebagai upaya peningkatan (improvement) dari kondisi yang ada sekarang (bahkan yang sudah berjalan baik) untuk menjadi lebih baik lagi. Persoalan atau permasalahan dalam hal ini, sebenarnya dapat diartikan sebagai berikut:
- Sesuatu yang menyimpang dari apa yang diharapkan dan penyebabnya sendiri belum diketahui.
- Suatu ketidakpastian atau kesulitan ketika akan mencapai suatu situasi tertentu yang lebih baik.
Problem solving and decision making (prosdem) adalah suatu skill yang penting di dalam suatu perusahaan dan juga bagi kehidupan pribadi seseorang yang bersangkutan. Bagi para manager dan para pemimpin dalam perusahaan, keterampilan memecahkan permasalahan dan mengambil keputusan secara efektif dan efisien sangatlah menentukan kesuksesan suatu perusahaan. Bagi karyawan lainnya, keterampilan dalam hal memecahkan masalah dan mengambil keputusan tentunya akan sangat membantu dalam pengembangan karir. Keterampilan dalam hal prosdem ini dapat membantu seorang karyawan untuk menjual “nilai dirinya” bagi atasan dan bagi perusahaan. Oleh karena itu, meningkatkan keterampilan tentang prosdem sangatlah diperlukan.
Pada intinya, ada empat hal yang harus diperhatikan ketika kita akan memecahkan suatu masalah secara rasional, yaitu:
- Mengetahui dengan jelas situasi dari persoalan itu sendiri.
- Mengetahui faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab persoalan dan faktor yang paling mungkin menjadi penyebab.
- Mencari alternatif keputusan yang mungkin dan mengambil alternatif keputusan yang terbaik.
- Mengetahui dengan baik persoalan lain yang bakal atau berpotensi akan muncul di masa yang akan datang akibat dari keputusan yang dipilih serta upaya-upaya yang harus dilakukan untuk meminimalisir dampaknya.
Setiap permasalahan, tentulah tidak harus selalu melalui keempat tahap/proses tersebut di atas. Adakalanya suatu persoalan telah diketahui situasinya, tetapi belum diketahui faktor-faktor penyebabnya. Dengan demikian, kita tidak perlu lagi menganalisis situasi persoalannya (analisis situasi), tetapi langsung masuk pada tahap menganalisis persoalan. Begitu juga selanjutnya, mungkin saja suatu persoalan telah diketahui situasinya dan faktor penyebabnya, tetapi kita belum mengetahui alternatif keputusan apa dan seperti apa yang harus dipilih. Jika ini yang terjadi, maka kita dapat langsung melakukan analisis keputusan. Hal yang terakhir yaitu jika suatu persoalan mungkin sudah diketahui situasinya, begitu juga faktor penyebab dan bahkan telah mengambil suatu keputusan untuk mengatasi masalah tersebut, tetapi belum mempertimbangkan situasi-situasi/resiko yang berpotensi akan terjadi di masa depan akibat dari pemilihan keputusan yang kita lakukan. Untuk kasus seperti ini, maka kita dapat langsung melakukan analisis persoalan potensial agar masalah yang berpotensi bakal terjadi di masa depan dapat segera ditangani dengan baik.
Menurut Kepner and Tragoe dalam bukunya: The Rational Manager, ada empat analisis yang dapat dilakukan dalam mengatasi suatu persoalan, yaitu:
- Analisis situasi
- Analisis persoalan
- Analisis keputusan
- Analisis persoalan potensial
Masing-masing metode analisis di atas dapat berdiri sendiri tanpa harus dilakukan secara bertahap dan bersama-sama sekaligus.
Meski demikian, metoda yang dikemukakan oleh Kepner and Tragoe bukanlah satu-satunya alat untuk memecahkan suatu persoalan. Cara atau metoda ini hanyalah salah satu alat yang dapat kita gunakan. Sama halnya dengan “palu” bukanlah satu-satunya alat yang dapat digunakan untuk memukul “paku” meskipun palu adalah alat yang akan lebih efektif jika digunakan untuk memukul paku. Beberapa alat lain yang dapat digunakan untuk memecahkan suatu persoalan misalnya dengan menggunakan metoda SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) analysis,
Selain menguasai berbagi teknik dan metode prosdem di atas, hal lain yang juga tidak kalah pentingnya adalah kreatifitas berpikir. Sering sekali, ketika sedang melakukan analisis kita akan menghadapi situasi yang sulit dan kompleks. Situasi ini dapat saja membuat seseorang menjadi putus asa dan akhirnya menghentikan analisisnya dan membiarkan permasalahan menjadi berlarut-larut. Selain takut mengambil resiko, kurang berpengalaman dalam memceahkan suatu persoalan atau bahkan karena memang tidak mau bersusah payah atau mempersulit diri.
Dalam memecahkan suatu masalah, dibutuhkan keberanian untuk berpikir “ke luar” dari cara-cara lama atau pemikiran-pemikiran yang sudah pernah dan sering digunakan. Bukannya terus bergumul dengan cara-cara yang sudah pernah dicoba dan terus gagal, tetapi berani mencoba dengan cara-cara baru. Orang yang kreatif adalah orang yang melihat apa yang dilihat oleh orang lain, mendengar apa yang didengar oleh orang lain, tetapi melakukan apa yang tidak dilakukan oleh orang lain.
Herdianto Purba, SE, MM
Post a Comment