Tempat dan waktu berkomunikasi akan menentukan cara dan tehnik komunikasi, malah bisa terjadi kita terpaksa membatalkan komunikasi yang telah kita rencanakan karena waktunya ternyata tidak tepat. Kita membatalkan rencana untuk menemui atasan guna mendiskusikan sesuatu, karena kelihatannya ia sedang tidak dalam keadaan fit dan tidak siap untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Pernah seorang peserta pelatihan saya bertanya mengenai hal ini, bahwa apa yang harus dilakukan dalam keadaan seperti tersebut di atas, sedangkan masalah yang akan didiskusikan adalah sesuatu yang penting dan mendesak, yang harus di selesaikan saat itu juga. Menanggapi pertanyaan tersebut, saya katakan bahwa ada dua kemungkinan langkah yang bisa diambil, dan itu tergantung tingkat risiko yang diperkirakan terjadi, dengan risiko masalah yang penting dan mendesak tidak terpecahkan, atau meneruskan rencana untuk berkomunikasi, dengan risiko tidak berhasil.
Untuk mengambil keputusan, risiko mana yang mau di tempuh, perlu diberikan score dengan angka antara 1 – 10, dan tentunya risiko yang lebih kecil yang akan ditempuh.
Jika seandainya risiko menunda komunikasi yang lebih besar, maka berarti rencana komunikasi dengan atasan diteruskan (walau disadari bahwa bukanlah pada waktu yang tepat), dan untuk mengurangi risiko kegagalan, yang perlu dilakukan adalah:
1. Hindari pembicaraan langsung ke inti permasalahan
2. Perlu basa-basi yang lebih lama, seperti dengan menanyakan keadaan atasan, seperti mengatakan "sehat pak?"
3. Nyatakan sikap empati terhadap keadaan yang dialami atasan
4. Baru menyampaikan permasalahn dengan menonjolkan terlebih dahulu risiko yang akan terjadi jika masalah tersebut tidak dibicarakan hari ini
Pengaruh waktu terhadap cara dan tehnik komunikasi lainnya, dapat kita lihat dalam penetapan agenda sebuah program pelatihan. Karena waktu yang tersedia dan dialokasikan oleh client hanya sehari padahal materi pelatihan adalah untuk waktu dua hari, makan untuk mencakup semua materi, tehnik & metode belajar mengajar terpaksa disesuaikan dengan waktu yang tersedia, yaitu lebih banyak metode perkuliahan (lecturing), daripada praktek peserta.
Juga kita bisa lihat hubungan antara cara berkomunikasi dengan waktu komunikasi berlangsung, seperti pertengkaran yang tak terhindarkan antara suami istri dalam sebuah rumah tangga, dilakukan dengan berbisik-bisik di sudut kamar, jika anak-anak sedang berada di rumah, tapi akan berteriak keras jika tidak ada orang di rumah, atau jika anak-anak kebetulan sedang di luar rumah.
Cara menegur Sales Supervisor yang kebetulan berada di dekat beberapa salesman, juga memperlihatkan hubungan antara cara berkomunikasi dengan waktu dan tempat berkomunikasi. Untuk menghindari agar teguran tidak didengar oleh anak buah dari Supervisor tersebut, maka teguran disampaikan secara pelan atau berbisik.
Jika teguran tersebut bukanlah sesuatu yang mendesak yang harus dilakukan saat itu juga, maka sebaiknya ditunda, menunggu waktu dan tempat yang tepat, karena jika dipaksakan, tidak akan memperoleh asil yang diharapkan, malah memiliki dampak yang tidak diharapkan, yaitu menghilangkan kewibawaan Supervisor sebagai atasan dari Salesman.
Dari contoh-contoh tersebut di atas terlihat jelas keterkaitan antara cara dan tehnik komunikasi dengan materi dan sasaran komunikasi, kepada siapa kita berkomunikasi, serta bilamana dan di mana komunikasi dilakukan.
Unsur-unsur utama dari komunikasi dengan Cara yang Tepat adalah: Sikap selama berkomunikasi berlangsung, Ucapan, dalam arti pemilihan kata-kata dan cara menyampaikannya, serta Proses tahap demi tahap dalam melakukannya.
Agar kita memiliki keterampilan tentang cara & tehnik komunikasi dari beberapa bentuk komunikasi dalam praktek seperti diutarakan sebelumnya, maka dalam bab-bab berikut, kita akan temui secara rinci tentang cara & tehnik komunikasi dari beberapa bentuk komunikasi tersebut, yang diberikan sebagai contoh dari konsep-konsep komunikasi yang akan dibahas.
Sumber: Your Words, Your Power. Berkata Baik dan Benar atau Diam
Post a Comment