Jika kita berinisiatif untuk berkomunikasi dengan seseorang, pastilah ada suatu keinginan yang ingin disampaikan, apa pun keinginan itu, yang oleh karena otu kita tentu berusaha mempengaruhi orang tersebut agar memenuhi keinginan kita. Dan, agar komunikasi kita berhasil, atau mengenai sasaran, atau efektif, maka kita harus merencanakannya secara matang.
Dalam kita mempengaruhi orang atau sekelompok orang, misalnya dengan melakukan presentasi, negosiasi, memimpin rapat, melakukan coaching & counseling, memberi training dan sebagainya, maka prinsip dasar komunikasi efektif berikut harus dipenuhi, yaitu apa pun keinginan dan sasaran yang ingin kita capai, atau gagasan serta ide yang kita miliki yang harus dicapai dengan dan melalui orang lain, baru akan berhasil jika dikomunikasikan:
· Kepada orang yang tepat
· Pada waktu yang tepat
· Pada tempat yang tepat, dan
· Dengan cara yang tepat
Jika salah satu dari syarat-syarat tersebut di atas tidak tepat maka dipastikan komunikasi tidak mencapai sasaran yang diinginkan.
· Orang yang tepat
Sewaktu seorang Manager memimpin rapat, dan meminta setiap peserta rapat untuk menyampaikan ide serta saran mereka untuk memecahkan masalah yang dibahas dalam rapat (round the table), seorang peserta selalu mengatakan "No, thank you, Sir" pada setiap kali memperoleh giliran ditanyai.
Selidik punya selidik, ternyata peserta rapat yang satu ini sama sekali tidak memahami topik yang sedang didiskusikan, disamping tidak merasa berkepentingan untuk ikut membahasnya, karena tidak ada kaitan dengan posisi atau jabatannya dalam organisasi.
Dari kenyataan ini, dapat dipastikan bahwa keputusan untuk mengundangnya mengikuti rapat adalah suatu keputusan yang keliru, karena ia bukanlah orang yang tepat untuk diajak berkomunikasi (baca: memecahkan masalah), karena tugas dan pekerjaannya tidak ada hubungan dengan masalah yang menjadi pokok pembahasan rapat.
· Tempat yang tepat
Kita sering mendengar komentar: "bukan pada tempatnya dia berkata demikian. Ini kan forum resmi, dan lagi yang hadir adalah anggota direksi.
Tidak pada tempatnya berarti, apa yang dikomunikasikan tidak sesuai dengan tempatnya, atau bukan tempat yang tepat, terlepas apakah substansi benar atau tidak. Seorang Manager menegur dan memarahi seorang Sales Supervisor di depan Salesman, anak buah dari Supervisor tersebut. Ini bukanlah tempat yang tepat, walaupun Supervisor tersebut benar melakukan kesalahan dan patut untuk ditegur, dan sangat diragukan apakah dengan teguran tersebut si Supervisor menjadi sadar dan tidak mengulang kembali kesalahannya, belum tentu, tapi yang pasti ia menjadi tidak berwibawa di mata anak buahnya, yang justru menjadi kendala dalam meningkatkan kinerjanya.
Tempat yang tepat, sebagai salah satu aspek utama dari syarat keberhasilan komunikasi sering dianggap remeh atau tidak dimasukkan dalam pertimbangan sewaktu merencanakan sebuah komunikasi. Tempat yang tepat dalam mengadakan negosiasi dengan mitra bisnis kita, misalnya, apakah di kantor kita atau di tempat mereka. Ini mempengaruhi proses negosiasi, karena ada yang disebut "jago kandang". Kalau di kantor kita, berarti kita akan lebih nyaman karena kita sudah familiar dengan situasi kantor beserta ruangan-ruangannya.
Ada hubungan antara tata letak ruangan dengan proses komunikasi, dalam arti memberi kenyamanan terhadap pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi, sehingga komunikasi berjalan lancar.
· Waktu yang tepat
Pengertian dari waktu yang tepat di sini tidak terbatas pada penunjukkan waktu seperti hari, jam, pagi, siang dan malam, tapi termasuk suasana atau situasi pada saat tertentu. Jika ada orang yang asal berbicara dengan tanpa memandang situasi atau suasana yang ada, biasanya orang mengatakan bahwa orang tersebut asal bunyi dan tidak tahu situasi.
Seorang karyawan mengetuk pintu kantor atasannya, ingin meminjam uang. Tapi setelah ia masuk dan menyampaikan maksudmnya, ia dengan kasar diusir oleh atasannya tersebut. Si karyawan menjadi bingung tujuh keliling. Apa gerangan yang salah? Padahal sebelumnya saya pernah meminjam uang dan saya diberinya? Rupanya ia tidak tahu bahwa suasana pikiran atasannya pada saat itu sedang suntuk, sehingga sikapnya menjadi uring-uringan. Kali ini ia datang meminjam uang bukan pada waktu yang tepat, sehingga keinginannya agar memperoleh pinjaman tidak tercapai.
Lain lagi yang dialami oleh seorang Bapak yang berencana menegur anaknya yang rata-rata rapot di bawah lima. Tiga alternatif waktu yang menjadi pilihan sebagai waktu yang tepat untuk berbicara kepada anaknya sudah ada di otaknya yaitu: Siang ini juga, begitu ia pulang sekolah, nanti malam pada saat makan malam, dan nanti malam setelah makan malam. Setalah ia analisa, maka ia putuskan untuk berbicara kepada anaknya yaitu nanti malam setelah makan malam. Hal ini diambil dengan pertimbangan bahwa menegur pada saat makan bukanlah waktu yang tepat karena sekeluarga tengah menikmati rizki yang diberikan tuhan kepada kita, dan kenikmatan makan akan tidak terasakan, belum lagi kalau terjadi kesalahpahaman dan konflik yang mengarah pada percekcokan. Pertimbangan lan, jika dilakukan pada saat si anak baru pulang sekolah yang ada dalam keadaan lelah dan lapar, terjadinya kesalahpahaman seperti tersebut di atas kemungkinan besar tidak bisa terhindarkan. Dan setelah makan malam, apalagi dalam suasana santai, adalah waktu yang tepat untuk melakukan komunikasi.
· Cara yang tepat
Walaupun syarat-syarat komunikasi yang lain sudah terpenuhi, yaitu orang kepada siapa kita berkomunikasi sudah tepat, waktu sudah tepat, serta tempat di mana komunikasi dilakukan, juga sudah tepat, tapi kalau caranya tidak tepat, maka dapat dipastikan komunikasi tidak akan berhasil.
Seperti sudah disinggung pada Bab awal, bahwa tidak ada standar atau cara baku; yang tepat dan berlaku umum, dalam berkomunikasi.
Cara berkomunikasi dipengaruhi atau tegantung pada:
1. Apa materi yang dikomunikasikan
2. Apa sasaran yang ingin dicapai dengan komunikasi tersebut
3. Kepada siapa komunikasi dilakukan
4. Di mana komunikasi dilakukan, dan
5. Bilamana komunikasi dilaksanakan
Sumber: Your Words, Your Power. Berkata Baik dan Benar atau Diam
by: "C&G TRAINING NETWORK" <cg8@cg-learning.com>
Post a Comment